Kapace Visitatori

L’ideale per poter gestire dipendenti e visitatori della propria azienda

Kapace Visitatori

Kapace Visitatori è un software della Kapace Suite ideato per la gestione e registrazione dei visitatori e del personale della propria azienda in maniera efficiente e sicura.

L’utilizzo delle nuove tecnologie invece di anonimi fogli di carta trasmettono un’immagine moderna dell’azienda e velocizzano l’accoglienza degli ospiti.

Questo software utilizza un lettore per la registrazione di entrata e uscita dall’azienda di visitatori e dipendenti. I visitatori inseriranno i propri dati attraverso un pratico schermo touch screen ed in seguito riceveranno un QR code fisico o digitale da utilizzare per l’uscita.

Con pochi “click” l’addetto può fare ricerche e stampe delle registrazioni di visitatori e dipendenti per eventuali controlli e può consultare le presenze in caso di problemi di sicurezza ambientale.

È garantita la privacy di clienti, fornitori e dipendenti in quanto gli elenchi poiché sono consultabili solo dal responsabile scelto.

In entrata e in uscita visitatori e dipendenti potranno inoltre visionare ed accettare le informative aziendali (come l’informatica sulla privacy, protocollo sulla sicurezza e regolamenti…) e confermare l’avvenuto svolgimento di determinate attività.

Compatibiltà con Kapace Presenze

Kapace Visitatori è compatibile con Kapace Presenze, software per la rilevazione e monitoraggio presenze del personale (come la raccolta delle timbrature, gestione di permessi, ferie, malattie e straordinari).

Le funzionalità di Kapace Visitatori

Registrazione Entrata e Uscita

Timbratura su lettore con importazione dati: data e orari timbratura, valutazione temperatura, verso della timbratura (entrata o uscita)
Possibilità di inserimento manuale dei dati non ricevuti dal timbratore
Registrazione con QRcode per i visitatori che hanno già stampato il proprio badge
Inserimento di dati identificativi di ciascun visitatore: Nome Cognome Azienda
Inserimento del Referente Interno all’azienda
Inserimento di altri dati aggiuntivi definiti dall’amministratore (es. zona di accesso, email, telefono…)
Invio automatico della notifica al Referente Interno al momento della registrazione del visitatore
Notifiche disponibili: email, telefono interno o esterno
Al termine della registrazione stampa del tesserino identificativo con QRcode
Al termine della registrazione invio del tesserino identificativo con QRcode alla mail del visitatore se inserita
In fase di registrazione presa visione dei documenti con accettazione obbligatoria o facoltativa (es. informativa privacy, regolamento interno, informativa sulla sicurezza…)
Registrazione uscita veloce e automatica passando il QRcode sul lettore
Sistema multilingua: nella schermata di avvio il visitatore può selezionare la propria lingua tra quelle attive
Possibilità di utilizzo di QRcode prestampati, senza stampare ad ogni entrata un nuovo tesserino
Riepilogo informazioni

Parametri

Inserimento del logo aziendali per personalizzare le schermate di registrazione
Inserimento dei parametri SMTP e SIP aziendali per l’invio delle notifiche
Possibilità di disabilitare/abilitare ogni tipo di notifica
Possibilità di dare un ordine all’invio delle notifiche
Campi per la personalizzazione del testo delle notifiche email e telefoniche
Sezione per test dell’invio notifiche
Possibilità di abilitare o disabilitare la stampa dei tesserini
Possibilità di abilitare o disabilitare l’invio via mail dei tesserini
Creazione di nuovi utenti con accesso al portale, personalizzando i privilegi
Inserimento di nuovi riferimenti interni con i dati necessari per l’invio delle notifiche
Possibilità di disabilitare o abilitare nuove lingue
Inserimento delle traduzioni per ciascuna lingua attiva di ogni etichetta utilizzata dal sistema
Possibilità di creare e stampare QRcode preimpostati
Scelta tipologia di schermo da utilizzare
Scelta tipologia di stampante
Per iOS scelta della tastiera da utilizzare (nativa iOS o interna al software)
Schermata di benvenuto personalizzata con il nome del dipendente
Personalizzazione delle checklist da accettare in entrata e in uscita, con inserimento delle traduzioni per ciascuna lingua attiva
Possibilità di attivare campi aggiuntivi personalizzati da richiedere al visitatore in fase di registrazione

Registrazione Entrata e Uscita Dipendenti

Timbratura su lettore con importazione dati: dati identificativi del dipendente, data e orari timbratura, valutazione temperatura, verso della timbratura (entrata o uscita)
Possibilità di inserimento manuale dei dati non ricevuti dal timbratore
Registrazione di entrata e uscita dei dipendenti presenti in anagrafica
Possibilità di registrazione con QRcode stampato per ogni dipendente
Possibilità di registrazione con inserimento manuale del proprio codice
Salvataggio di orario di ogni entrata e uscita
In fase di registrazione presa visione dei documenti con accettazione obbligatoria o facoltativa (es. informativa privacy, regolamento interno, informativa sulla sicurezza…)
In fase di registrazione possibilità di richiedere la conferma dell’avvenuta esecuzione di eventuali attività (es. sanificazione postazione, spegnimento apparecchiature elettriche)

Amministrazione

Possibilità di registrare manualmente l’entrata e l’uscita dei visitatori e dei dipendenti
Stampa manuale del badge per ogni visitatore e dipendente
Invio via mail del badge a visitatori e dipendenti
Possibilità di stampare o inviare via mail al visitatore il testo dell’informativa privacy
Invio manuale delle notifiche al Referente Interno selezionato
Esportazione delle liste dei visitatori in PDF o Excel
Esportazione report di accettazione documenti e svolgimento attività
Esportazione log di invio notifiche

Gestione Richiesta DPI

Creazione account web per ogni dipendente per accedere a portale di inserimento richieste DPI
Possibilità per l’amministratore di compilar anagrafica dei DPI disponibili in fase di richiesta
Inserimento da parte di ogni dipendente della propria richiesta DPI, specificando dispositivo richiesto e quantità desiderata
Invio notifica all’amministratore all’inserimento di ogni richiesta
Stampa o invio via mail della conferma di consegna materiale, con il dettaglio del materiale consegnato